Die Organisation der Stadtverwaltung Brakel gliedert sich zur Zeit entsprechend der Aufgabenstellung in eine klassische Struktur mit 5 Ämtern. Diese bestehen aus Haupt- und Personalamt / Amt für Finanzwesen u. komm. Ver- u. Entsorgungswirtschaft / Ordnungs-, Schulverwaltungs- u. Standesamt / Sozialamt / Bauamt. (Anlage 1) Diese Organisationsform entspricht grundsätzlich den gegebenen Anforderungen und ist Basis einer funktionierenden Verwaltung.

Durch die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) und aktueller Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungs-vereinfachung (KGSt) sowie der Gemeindeprüfungsanstalt ist eine Anpassung der Organisationsstruktur sinnvoll. Die Organisationsstruktur der Stadtverwaltung wird zukünftig statt der bisherigen 5 Ämter organisatorisch nur noch aus 3 Fachbereichen bestehen. Der Fachbereich I „Zentrale Dienste/ Finanzen“ umfasst das bisherige Hauptamt und das Amt für Finanzwesen und komm. Ver- u. Entsorgungswirtschaft. Den Fachbereich II „Bürgerservice“ bilden das bisherige Ordnungs-, Schulverwaltungs- u. Standesamt und das Sozialamt. Der Fachbereich III „Planen und Bauen“ ergibt sich aus dem bisherigen Bauamt. Innerhalb der einzelnen Fachbereiche werden entsprechend der Aufgabenbereiche Untergliederungen getroffen, die aus dem Organigramm erkennbar sind. (Anlage 2).

Das als Anlage abgebildete Organisationsmodell entspricht nicht nur der Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt aus dem derzeitigen Prüfungsbericht, sondern bildet auch das von der KGSt empfohlene Organisationsmodell ab. Hiermit wird die bisherige Gliederungsbreite (von 5 Ämtern zu 3 Fachbereichen) verringert, was ebenfalls der Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt entspricht.

Durch die Konzentration von Aufgabenbereichen können Synergieeffekte genutzt und bei entsprechender Aufgabenverschiebung bisher bestehende Schnittstellen (z.B. Gebäudemanagement, Kultur, Vereinsfördermittel, pp.) innerhalb der neu eingerichteten Fachbereiche abgebaut bzw. kompensiert werden, was zu einer höheren Effizienz im Verwaltungshandeln führen wird.

Ein weiterer Effekt der Konzentration auf drei Fachbereiche ist die gleichzeitige Anpassung der Organisationsstruktur an die Haushaltsstruktur, wie diese im NKF-Haushalt abgebildet wird. Die in diesem Bereich bisher bestehenden Schnittstellen können ebenfalls in wesentlichen Teilen abgebaut werden.

Organisationsmanagement ist ein dynamischer Prozess, der einer ständigen Überprüfung und Analyse bedarf. Auch im Hinblick auf die immer neuen Anforderungen, die an eine moderne bürgerfreundliche Verwaltung gestellt werden, werden auch bei der zukünftigen Organisationsstruktur mit 3 Fachbereichen Anpassungen und Änderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation insbesondere unterhalb der Ebene der Fachbereiche auch auf Grund zu erwartender personeller demographischer Fluktuation punktuell notwendig sein.

Die dargestellte Änderung der Organisationsstruktur stellt einen weiteren Schritt des auch in der Vergangenheit verfolgten zielgerichteten Prozesses zur Verbesserung der Effizienz und damit einhergehend des Bürgerservices innerhalb der Stadtverwaltung dar.

1.         Organigramm nach bisheriger Ämterstruktur

2.         Organigramm nach neuer Fachbereichsstruktur