Allgemein:

Auftragsvergaben im IT-Bereich werden immer komplexer, sind sehr aufwendig und bringen zudem immer mehr rechtliche Unsicherheiten mit sich. Dieses hat sich in den letzten Monaten mehrfach gezeigt. Sowohl bei der Suche nach Lösungen im Softwarebereich, als auch bei kurzfristigen Beschaffungsbedarfen, die pandemiebedingt im Rahmen der Digitalisierung der Schulen forciert werden mussten und bei der Umsetzung von kurzfristigen Fördermaßnahmen (z.B. 400 mobile Endgeräte für Lehrer und bedürftige Schüler) waren Aufwand und Zeitdruck immens.

Gemäß §16 Unterschwellenverordnung (UVgO) in Verbindung mit § 120 Abs. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWG) kann die Beauftragung einer zentralen Beschaffungsstelle – wie z.B. einer Einkaufsgemeinschaft –ohne ein formelles Vergabeverfahren erfolgen.

Die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG aus Osnabrück hat sich auf die Anschaffungen im IT-Bereich spezialisiert, die derzeit 27 Mitgliedskommunen umfasst. Neben dem Kreis Höxter sind aktuell auch die Stadt Marienmünster und die Stadt Warburg bereits Mitglieder dieser Genossenschaft und haben bislang sehr gute Erfahrungen in der Zusammenarbeit gemacht.

Vorstellung der ITEBO:

Die ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH (kurz: ITEBO GmbH) mit Sitz in Osnabrück ist seit 2000 regionaler IT-Dienstleister für den öffentlichen Bereich. Neben der Organisations- und IT-Strategieberatung gehört auch die Realisierung von IT-Projekten, die Verfahrenseinführung und deren Betreuung, der Betrieb von Anwendungssystemen und die Erbringung von Rechenzentrums-Dienstleistungen zu den Aufgabenbereichen der ITEBO GmbH.

Die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e.G. ist im Januar 2020 gegründet worden. Durch eine geplante Beteiligung an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG können die Kommunen als Mitglieder zahlreiche Vorteile nutzen.

Gründe für die Beteiligung an der Genossenschaft:

·         Die Beteiligung an der Genossenschaft schafft flexible Möglichkeiten im IT-Sektor, aber keinerlei Abnahmepflichten. Der IT-Betrieb der Stadt Brakel läuft seit 30 Jahren autonom und soll strategisch auch weiterhin eigenverantwortlich fortgeführt werden. Trotzdem ist es für die Zukunft wichtig, einen starken und strategischen Partner an der Seite zu haben, wenn Teile der Digitalisierungsstrategie selbst nicht geleistet und bereitgestellt werden können.

·         Durch den gemeinschaftlichen Geschäftsbetrieb mit anderen Kommunen im Rahmen der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ergeben sich Synergieeffekte zum Einsatz von personellen und finanziellen Ressourcen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Diese können durch eine Beteiligung der Stadt Brakel an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG gesteuert werden, so dass der weitere Ressourceneinsatz optimiert werden kann.

·         Durch eine Beteiligung kann (unter bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen) eine Inhouse-Fähigkeit für EU-weite Vergaben für die Stadt Brakel mit der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG und darüber hinaus auch mit der ITEBO GmbH hergestellt werden. Das heißt, die Stadt Brakel kann die durch öffentliche Vergaben der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG bzw. ihrer Tochtergesellschaften erzielten Konditionen ebenfalls nutzen. Dies erhöht die Wirtschaftlichkeit der Stadt Brakel beim Bezug von IT-Infrastruktur (Hard- und Software) sowie IT-Dienstleistungen.

Bei Gründung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG wurden zunächst 50 Geschäftsanteile zu je 1.000 EUR ausgegeben. Die vier kommunalen Gründungsmitglieder erwarben bei der Gründung je einen Anteil. Die übrigen 46 Anteile wurden zunächst von der ITEBO GmbH erworben, von denen anschließend 45 Anteile zur Beteiligung weiterer Kommunen an der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG zur Verfügung stehen. Das Kapital der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG beläuft sich damit zum Zeitpunkt der Gründung auf 50.000 EUR.

Zur Deckung des bei der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG entstehenden Verwaltungs- und Prüfungsaufwands wird derzeit ein Genossenschaftsbeitrag von i. H. v. jährlich 160 EUR je Genossenschaftsanteil erhoben.

Die aktuelle Mitgliederliste der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ist als Anlage 1 beigefügt.

Grundzüge des Satzungsentwurfs:

Anlage 2: Satzung (per Ratsinformationssystem)

Die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ist auf Dauer angelegt. Die Satzung der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG bestimmt ihren Zweck: Die Unterstützung ihrer Mitglieder im Rahmen der Versorgung mit Dienst- und Lieferleistungen sowie damit zusammenhängende Tätigkeiten im Bereich der IT im Rahmen eines gemeinschaftlichen Geschäftsbetriebs und damit die Förderung des durch die Mitglieder verfolgten öffentlichen Zwecks. Dazu zählen konkret u. a.

➢ die Beratung der Mitglieder zur Optimierung der Beschaffung von IT-Leistungen,

➢ die Erfassung und Strukturierung des Bedarfs der Mitglieder einschließlich des gemeinsamen Einkaufs der erforderlichen Dienst- und Lieferleistungen, sowie

➢ die Erbringung sonstiger informationstechnischer und beratender Leistungen.

Organe der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG sind der Vorstand, der Aufsichtsrat und die Generalversammlung. Der Vorstand leitet die Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG nach Maßgabe der Satzung und führt ihre Geschäfte. Der Vorstandsvorsitzende der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ist zur Alleinvertretung der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG befugt. Solange die Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG weniger als 20 Mitglieder hat, besteht der Vorstand aus einem Mitglied. Die ITEBO GmbH ist geborenes Mitglied des Vorstandes. Sie stellt den Vorstandsvorsitzenden. Sollte die Anzahl der Mitglieder über 20 Mitglieder ansteigen, ist ein weiteres Vorstandsmitglied zu berufen.

Der Aufsichtsrat überwacht die Geschäftsführung des Vorstands. Er besteht aus mindestens 3 Mitgliedern, die von der Generalversammlung gewählt werden. Der Aufsichtsrat wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden sowie einen Stellvertreter. Er fasst seine Beschlüsse mit Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen. Über einige Angelegenheiten ist die gemeinsame Beschlussfassung des Vorstands und Aufsichtsrats erforderlich, beispielsweise bei der Verwendung von Rücklagen oder der Änderung der Geschäftsordnung des Vorstandes.

Alle Mitglieder üben ihre Rechte in den Angelegenheiten der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG in der Generalversammlung aus. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Durch Übernahme weiterer Geschäftsanteile werden weder weitere Mitgliedschaften übernommen noch weitere Stimmrechte erworben. Der Beschlussfassung der Generalversammlung unterliegen u. a. Änderungen der Satzung, Feststellung des Jahresabschlusses, Verwendung des Jahresüberschusses oder Deckung des Jahresfehlbetrags sowie die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats. Die Beschlüsse der Generalversammlung bedürfen in der Regel der einfachen Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen.

Vertretung der Stadt Brakel in den Organen der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG

Gemäß § 113 Gemeindeordnung NRW entscheidet der Rat über den/die in die Generalversammlung zu entsendende/-n Vertreter/-in. Es wird vorgeschlagen, jeweils die/den amtierende/n Bürgermeister/in, zur Zeit Herrn Hermann Temme, als stimmberechtigten Vertreter der Stadt Brakel in die Generalversammlung zu wählen. Nach den Regelungen der Satzung ist darüber hinaus vorgesehen, dass sich der Vertreter durch eine/einen Bevollmächtigte/-n vertreten lassen kann. Für diese Wahl wird jeweils die/der amtierende Allgemeine Vertreter des Bürgermeisters, zur Zeit Herr Peter Frischemeier, als sein/ihre Vertreter/in für die Generalversammlung vorgeschlagen. Der Beitritt zur Einkaufsgemeinschaft ist nach der Beschlussfassung der Bezirksregierung gemäß § 115 Absatz 1 Buchstabe b) Gemeindeordnung NRW anzuzeigen.

Als Anlage 3 ist eine gutachterliche Stellungnahme für den Beitritt bei der ITEBO Einkaufs und Dienstleistungsgenossenschaft eG von Kommunen aus NRW im Ratsinformationssystem verfügbar.

Die Vergabestelle der Stadt Brakel hat keine Bedenken gegen die Beteiligung an der ITEBO Einkaufs und Dienstleistungsgenossenschaft eG geäußert.

1.) Mitgliederliste der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG

2.) Satzung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG (per Ratsinformationssystem)

3.) Gutachterliche Stellungnahme für den Beitritt bei der ITEBO Einkaufs und Dienstleistungsgenossenschaft eG von Kommunen aus NRW

Der Rat der Stadt Brakel fasst folgende Beschlüsse:

1. Die Verwaltung wird ermächtigt, einen Geschäftsanteil der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG zu einem Kaufpreis von 1.000 EUR zu erwerben.

2. Der/Die jeweils amtierende Bürgermeister/in, zur Zeit Herr Herrmann Temme, wird als stimmberechtigte/r Vertreter/in der Stadt Brakel für die Generalversammlung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ernannt. Als seine/ihre Vertreter/in wird jeweils der/die amtierende Allgemeine Vertreter des Bürgermeisters, zur Zeit Herr Peter Frischemeier, ernannt.

Der Geschäftsanteil der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG zu einem Kaufpreis von 1.000 EUR wird durch Einsparungen aus folgendem Budget finanziert: 111010 (EDV).